Com o conhecimento de como criar e fazer a gestão de processos, o empresário pode ter o próprio “guia” de como trabalhar na sua empresa, e com isso aumentar a produtividade e qualidade das tarefas realizadas pelos funcionários.
Chega o fim de tarde e o relógio se aproxima da hora do fim do expediente. Você começa a pensar: “Vou sair do trabalho, passar no supermercado, aproveitar que estou próximo da academia e colocar os exercícios em dia, depois quero chegar em casa, jantar com a família e ir para cama cedo pra olhar aquela série que fiquei ‘viciada’ nas últimas semanas”. Pronto, você acabou de fazer uma gestão de processos da sua vida particular, que pode ser facilmente entendida e até copiada por outras pessoas.
A gestão consistiu em elaborar uma logística (ir na academia porque era perto do supermercado), aproveitar o tempo para fazer mais de uma uma tarefa (fazer compras e exercícios físicos), pensar em equipe (jantar com a família) e estipular uma meta ( olhar na TV a série preferida).
PENSE NESSA FRASE : “Se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”. Essa é uma definição de William Edwards Deming, um conceituado estatístico, escritor, autor, palestrante e consultor estadunidense.
Refletindo sobre essa frase, tenho a certeza que toda empresa tem um jeito próprio de trabalhar. Os processos existem (sejam bons ou ruins, corretos ou errados) em toda e qualquer organização, até quando não são definidos propositalmente.
A falta de gestão de processos de uma empresa fica clara quando, por exemplo, um funcionário importante sai de férias, e os demais ficam desorientados, sem saber como proceder. O mesmo acontece na contratação de um novo colaborador. Como ele vai aprender os conceitos e os propósitos da empresa, como vai executar as tarefas? Seguindo o mesmo jeito de outros colegas (que pode ser um limitador), ou vai seguir um padrão de qualidade e processos que a empresa espera que ele alcance?
Um estudo realizado pela Oxford University mostra que 80% do conhecimento de uma empresa está na cabeça dos funcionários. Isso significa que as pessoas que executam as tarefas há bastante tempo são excelentes consultores para empresas documentarem todas as etapas do trabalho e fazer uma espécie de “guia” para novos colaboradores ou funcionários antigos que passam a exercer outra função. Assim a empresa não fica refém de um colaborador quando ele, por qualquer motivo, precisa ser desligado do negócio.
O QUE É GESTÃO DE PROCESSOS?
É claro que fazer gestão de processos exige muita dedicação e atenção. Mas o interessante é que existem caminhos bem definidos para você seguir na sua empresa, escritório, loja, academia, padaria, mercado, enfim; se encaixa perfeitamente no seu trabalho. O “Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio” da Association of Business Process Professionals, uma das literaturas mais pesquisadas sobre o tema, destaca que a gestão de processo também conhecida pela sigla em inglês BPM (Business Process Management), é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir monitorar, controlar e melhorar processos de negócios automatizados ou não, para alcançar resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização.
Marcus Lemonis , um dos bilionários mais influentes do mundo e apresentador do programa “O Sócio” do canal History Channel é conhecido por comprar e reformular negócios que acredita terem potencial de lucro. E, na fase de reformulação, ele foca principalmente na gestão de processos. Para ele, os processos de uma empresa precisam ser claros, funcionais e simples de se aplicar. Sempre que ele se torna sócio de um negócio, ele se preocupa em melhorar o funcionamento da empresa como um todo, visando reduzir custos, aumentar eficiência e a qualidade do produto.
O que Lemonis faz é a gestão de processos organizacionais, que nada mais é do que a capacidade de criar, organizar e gerenciar os processos dentro de uma empresa ou organização. Importante ressaltar que um processo saudável deve contar com análise, desenvolvimento, execução e mensuração para avaliar até onde o processo agrega ou não na organização.
COMO FUNCIONA A GESTÃO DE PROCESSOS DE QUALIDADE DA COCA-COLA.
Ao contrário da receita do refrigerante mais consumido do mundo que fica guardada a “sete chaves”, a gestão de processos da Coca fica disponível no site da empresa. Não são detalhes, porém é uma visão geral que traz importantes ensinamentos:
A qualidade está no DNA da The Coca-Cola Company e é uma das bases do seu sucesso. Critérios rigorosos garantem que todos os consumidores, independentemente do país onde se encontrem, terão em mãos produtos que obedecem aos padrões e normas de segurança e qualidade no mundo todo.
A política de gestão da qualidade da Coca-Cola Brasil, que assegura a excelência de seus produtos, é baseada em sete princípios. São eles: foco no cliente, liderança, engajamento das pessoas, abordagem de processo, tomada de decisão, melhoria contínua e gestão de relacionamento.
Ao perseguir estas diretrizes, a empresa atinge seus objetivos: entregar o produto perfeito (o refrigerante chega às mãos do consumidor, sempre com o mesmo padrão de qualidade) e estimular um ambiente sustentável (toda a cadeia produtiva da empresa persegue uma relação harmoniosa com o meio ambiente) e seguro (sem acidentes de trabalho).
O objetivo é criar padrões de governança técnica voltados para proteger, sustentar e impulsionar o crescimento da Coca-Cola Brasil através da melhoria contínua do nosso sistema de gestão e do atendimento aos requisitos corporativos e legais, de clientes, consumidores, associados e sociedade”.
VANTAGENS DA GESTÃO DE PROCESSOS
Uma das mais conceituadas universidades do estado do Rio Grande do Sul, a UNISC ( Universidade de Santa Cruz do Sul) recentemente apresentou conteúdo muito esclarecedor sobre gestão de processos para seus alunos. Alguns pontos apresentados:
• CRIA SINERGIA ENTRE AS PESSOAS
A gestão de processos ajuda a quebrar uma possível “panelinha” que existe nas empresas, onde cada equipe atua sozinha e não de forma integrada com o todo.
• AJUDA TER PROCESSOS CLAROS
Em uma empresa, várias atividades são desempenhadas ao mesmo tempo. Cada uma tem sua finalidade, e todas elas devem estar alinhadas aos objetivos estratégicos da organização.
• MENSURAÇÃO DE RESULTADOS
Como a gestão de processos considera a proposta de valor do negócio, fica fácil reconhecer os fluxos que contribuem para que ela seja atingida.
• AUMENTO DE SATISFAÇÃO DOS CLIENTES
O objetivo principal da gestão de processos é fazer com que a empresa cumpra a sua proposta de valor, os clientes percebem isso. Afinal, processos bem cuidados impactam diretamente na experiência de consumo.
• MELHOR APROVEITAMENTO DO TEMPO
Os processos incluem diversas tarefas. É possível, com a gestão de processos, avaliar se elas estão sendo realizadas no tempo que deveriam. E, se não estão, identificar e ajustar o que está impedindo.
• GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO
O fato de permitir que documentos como relatórios, planilhas, apresentações e imagens sejam armazenados de forma simplificada e centralizada garante maior organização e segurança da informação em todos os processos cobertos.
• RADAR DE FALHAS
A partir da gestão de processos falhas como duplicidades, inconsistências e omissões são rastreadas com grande facilidade e assertividade, afinal, as informações estão armazenadas no sistema que identifica qualquer irregularidade através da constante verificação das ações executadas e do cruzamento de dados.
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