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Automação empresarial: o que é e quais os benefícios.

Veja exemplos de quem apostou em tecnologia para automação empresarial e saiu na frente da concorrência.

Pedir comida, chamar um carro, fazer check-in da viagem antes de chegar no aeroporto, pagar as contas de casa sem encarar filas nos bancos e lotéricas, são algumas tarefas que foram automatizadas nos últimos anos com a popularização dos aplicativos no celular. A pandemia acelerou esse processo de encurtar caminhos e diminuir o tempo das tarefas.

Nesse sentido é natural que toda essa automatização também se popularize em vários segmentos e locais, como na padaria, na academia, na pequena e média empresa e até no trabalho autônomo. Em grandes cidades já existem supermercados com caixas automáticos, onde o próprio consumidor passa as compras e escolhe o melhor jeito de pagar. A empresa RMS, responsável pela distribuição desse tipo de caixa no Brasil, afirma que esse sistema diminui entre 20% e 30% do tempo gasto no caixa, o que torna as filas menores.

Ou seja, não existe segredo na automação de processo, a chave para abrir esse horizonte é a tecnologia. Um dos maiores benefícios, além de aumentar a produtividade, é ganhar tempo para se dedicar e investir em outros setores. Dois exemplos trazidos pela Associação Brasileira de Empresas Usuárias e Fornecedoras de Tecnologias para Gerenciamento de Informação ajudam a deixar mais claro essa ideia:

O Banco Carrefour conseguiu economizar 56 mil horas de trabalho repetitivo com a automatização de processos. Já a Volkswagen levou 27 horas para executar um trabalho que levaria 16 mil horas se fosse manual.

Além disso, pesquisas mostram que os empresários brasileiros gastam cerca de 135 dias por ano de trabalho com tarefas burocráticas. Ou seja, 6,5% de todo o tempo do trabalho dos colaboradores são gastos em atividades que podem ser automatizadas. De acordo com a empresa de consultoria e pesquisa, Gartner, a automação de processos está se firmando como uma das grandes tendências do mercado de tecnologia. A previsão é de que o setor veja um crescimento médio anual de 12,9% até 2023, quando deverá atingir os US$ 13,75 bilhões.

O QUE É AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS?

Nesse mercado da automação de processos podemos pegar o exemplo de duas empresas dedicadas a explicar os benefícios de operacionalizar algumas funções. A MJV Technology e a Slyde One Plataforma Digital concordam em vários fatores quando o assunto é aplicação de tecnologia no processo manual. Ambas empresas trabalham com pesquisas alinhadas com universidades brasileiras que a BE YOU EDUCATION resume pra você:

Primeiramente, para entender o que é automação de processos, é necessário compreender antes o conceito de automação. Automatizar é o ato de transformar um processo manual e torná-lo o mais independente possível da interação humana. Basicamente, é como converter algo que já existe e é realizado manualmente, e a partir disso, utilizar a tecnologia a favor de melhorias ou otimizações para tornar o processo livre de erros humanos através de ferramentas digitalizadas, softwares e aplicativos.

BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO:
Antes de mais nada, os processos manuais demandam muito tempo. Tempo esse que você e sua equipe poderiam se dedicar a algo mais produtivo ou estratégico, justamente por operações repetitivas e manuais tomarem boa parte da rotina dos negócios.
Além da redução de tempo, há várias outras vantagens em investir em técnicas que dispensem a execução manual de tarefas. Entre elas, o aumento da produtividade e a economia de custos.

Vantagens da automatização de processos:

*Reduz o tempo de produção;

*Padroniza serviços e produtos;

*Permite o gerenciamento de processos;

*Integra diversos setores dentro da empresa;

*Reduz o tempo de atividades operacionais;

*Reduz os gastos ao eliminar a margem de erro e o retrabalho;

*Gera relatórios precisos sobre os índices de produtividade da empresa;

COMO SABER SE MINHA EMPRESA PRECISA DE AUTOMATIZAÇÃO

Se podemos responder a essa pergunta rapidamente, a resposta seria que ela sempre precisa. Afinal, que negócio não se beneficiaria de acelerar seus processos, eliminar erros ou ganhar em qualidade?

Antes de apontar possíveis falhas vamos deixar claro o que significa uma sigla muito usada nas empresas na hora de tratar a questão de automação de processos, a BPM. São as iniciais das palavras  Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português. É o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa.

Agora sim vamos alguns sintomas que mostram que sua empresa precisa automatizar processos:

*Ruídos de comunicação: se o setor de Compras enviou o pedido de aprovação do orçamento e não obteve resposta, isso é um sinal de que alguma etapa do processo se perdeu pelo caminho. Com a automatização de processos, entretanto, isso não acontece.

*Ações desalinhadas à estratégia geral do negócio: o BPM tem um objetivo principal que é fazer com que toda a organização opere de forma alinhada aos objetivos estratégicos. Com isso, os processos são modelados sempre com foco nessa diretriz.

*Processos sem padrão: a falta de padronização nos processos abre portas para falhas, desperdícios e retrabalhos, então é importante definir regras a serem seguidas e automatizar tudo isso. Se uma tarefa é feita fora do padrão, o sistema pode impedir sua continuidade, por exemplo.

*Dificuldade de encontrar os problemas: se a produtividade está caindo, mas você não entende o porquê, saiba que automatizar os processos te ajuda a localizar exatamente em qual etapa do fluxo de trabalho houve um erro.

*Tomada de decisões sem embasamento: se sua gestão toma decisões com base em “feeling”, tenha certeza de que está perdendo vantagem competitiva. No BPM, é possível extrair dados e gráficos para uma análise mais profunda, ampliando o Business Intelligence da empresa.

RESULTADOS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
“A tendência é que inteligência artificial e modelos de machine learning sejam cada vez mais incorporados às soluções… Os robôs vão aprender no decorrer da execução de suas atividades e vão entregar seus trabalhos com mais inteligência. E longe de tirar empregos, a eficiência operacional gera entregas melhores, mais satisfação do cliente, mais demanda pelos produtos ou serviços e, com isso, necessidade de contratação de mais profissionais. É um ciclo virtuoso e quem já entrou nele, quer expandi-lo cada vez mais!”. Essas são palavras do executivo Edgar Garcia, diretor comercial da UiPath para a América Latina, empresa global que fabrica software de automação de processos robóticos.

Voltemos ao exemplo do Banco Carrefour, destacado no início do texto que em 2020, reduziu 56 mil horas de trabalho repetitivo, com 166 processos automatizados em 36 áreas do banco. “O Banco Carrefour mapeou os pontos estratégicos para automatizar, percebeu os resultados e agora a automação ganha cada vez mais escala na empresa, liberando profissionais para atividades estratégicas de verdade para o negócio”, explica Edgar Garcia.

Outro exemplo vem do agronegócio. O PIB do setor cresceu 5,8% no último trimestre do ano passado, em comparação com o anterior, quando o setor já apresentou avanços, apesar da piora da pandemia àquela altura.
Grande parte desses resultados positivos se deve ao investimento em tecnologia A velocidade de implementação de inovações no setor tem trazido aumento na produtividade e na eficiência dos processos. Novas tecnologias e soluções aprimoradas devem contribuir ainda mais para o alcance de uma agricultura digital. É o que aponta o estudo Agricultura Digital no Brasil, lançado pela Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa).

No levantamento, a maioria dos entrevistados ressalta a necessidade cada vez maior do uso das tecnologias digitais para, principalmente, a obtenção de informações e planejamento das atividades da propriedade (67,1%) e o gerenciamento da área rural (59,7%).

Da mesma forma que cresce a automação de processos no campo, também cresce na cidade. De acordo com o diretor-presidente da Trumpf Brasil (empresa de máquinas e ferramentas de alto tecnologia), João Visetti, quanto mais meios de produção, mais produtividade. “Se você produz rosquinhas de forma manual, por exemplo, precisa de muitas pessoas para atender a uma grande demanda no prazo acordado, agora, com o processo automatizado, a produção de rosquinha acontece mais rápido e é possível que você produza mais para outro cliente”, explica.
A evolução das máquinas e dos processos produtivos já permite fabricar somente a peça que se vai utilizar, com economia de tempo e dinheiro sem a necessidade de grandes manutenções.

Definitivamente a automação de processos veio para ficar nas nossas vidas. Quanto antes perceber isso, mais tempo e dinheiro você estará propenso a ter no futuro.